新入社員研修は、新人が企業の文化や業務内容、社会人に求められるスキルなどを学ぶ重要な機会です。しかし、さまざまな理由で新入社員が研修を休む場合もあります。「欠席者が出たときには、どのような対応が適切なのか」「研修の内容をしっかりと伝えるためのフォローはどうすればよいのか」など、人事や研修の担当者として悩むこともあるでしょう。

本記事では新入社員が研修を休む際の企業側の対応方針や、フォローの方法について詳しく解説します。

1.新入社員研修を新入社員が休む際の企業側の一般的な考え方

新入社員研修は、新たに組織に参加した社員が企業の文化や業務内容を理解し、自身の役割を把握する重要な機会。しかし研修に欠席者が出ると学習の機会が失われてしまいます。よって企業側としては追加の対応が必要になるでしょう。ここでは、新人が新入社員研修を休むことに関しての一般的な考え方を紹介します。

新入社員研修の重要性を周知しておく

まず、事前に新入社員研修の重要性を周知しておきましょう。新入社員研修は、新人が自社のビジョンや方針を理解し、知識やスキルを身につけるための重要な機会です。研修や人事の担当者は、研修の企画から実施までを担う当事者であり、その重要性を十分に理解しています。

一方、社会人になったばかりの新入社員は、研修の重要性を十分に理解できていない場合も多いです。学習の後れがおよぼす影響やキャッチアップの困難さをイメージできておらず、軽い気持ちで休んでしまうこともあるでしょう。このような認識のギャップを埋めるためには、あらかじめ研修の重要性を十分に周知する必要があります。まずは休まず出席することの重要性をアナウンスし、できる限り欠席を回避することが重要です。

欠席の理由・事情を考慮する

新入社員が研修を休む場合、その背景にある理由や事情を適切に考慮することが求められます。たとえば新入社員自身や家族の体調不良、身内の不幸などは、避けられない事情といえるでしょう。企業側は欠席者に対して画一的な対応をとるのではなく、事情を聞き取り、理解を示しつつ適切に対応する必要があります。

やむを得ない理由で研修を休む新入社員は、「迷惑をかけてしまった」「自分だけ学習が後れてしまうかもしれない」といった不安を覚えるもの。欠席の事情に配慮すると新入社員の不安を軽くできるのにくわえ、信頼関係を築くことにもつながります。

新入社員研修はいわずもがな重要なものであり、担当者としては「欠席はもってのほか」と考えてしまいがちです。しかし、欠席者が出る可能性はゼロにはできないため、あらかじめ欠席者への対応について考えておくとよいでしょう。

過剰な追求や強制には注意する

事前に計画してカリキュラムを練った新入社員研修に新入社員が参加できない状況は、研修の担当者や人事担当者としてなるべく避けたいもの。しかし、欠席理由を問いただす行為は、新入社員のプライバシーを侵害する可能性もあります。報告を求めることは必要ではあるものの、行きすぎれば人間関係に悪影響をおよぼす可能性もあるため、十分な注意が必要です。

また、研修への出席を強制すると、パワハラと認識されるリスクも存在します。新入社員が研修を休む理由はさまざまで、体調不良や家庭の事情といった避けられない事情があるケースも珍しくありません。

新入社員が研修を休む際は、ハラスメントとならないよう常識的な判断にもとづいた適切な対応が求められます。

2.新入社員研修を新入社員が休む場合のルール

企業が新入社員研修を実施する際はリスク管理の一環として、欠席者が出ることを想定しておきましょう。そのうえで、新入社員に対して新入社員研修を休む際のガイドラインを周知しておくと双方の認識にずれが生じにくく、スムーズに対応可能です。

ここでは、新人が新入社員研修を休む場合のルールについて詳しく解説します。

出席可否の基準

まずは欠席の基準を明確に示しておきましょう。昨今、感染症の感染拡大を防止する観点から、「朝の時点で37.5度以上の熱があれば出席を控える」のように、体調による基準を設けるケースが増えています。また「家庭での重要行事のような個々の事情による欠席についても許可する」といったように、ある程度の基準を示すのも重要です。

社会人経験が浅い新入社員は、自分の用事と研修日程が重なった際「研修に出席すべきなのか、それとも欠席しても問題ないのか」正しく判断できない場合もあります。一定の基準を示すことで、出欠の判断をスムーズに行えるでしょう。

ただしこれらの基準はあくまでも目安として設けるべきで、実際の運用では個別の事情を考慮して判断することが重要です。新入社員一人ひとりの状況や事情を尊重し、柔軟な対応を心がけましょう。

電話・メールなどの連絡方法

状況により異なるものの新入社員が研修を休む場合、本人が電話で連絡を入れたほうがよいでしょう。通話によって健康状態や欠席理由をリアルタイムで確認できるのにくわえ、欠席する当人の意識や責任感を育てる意味でも重要な意味を持つからです。

しかし近年、デジタル化が進み、メールやグループウェアを活用した連絡方法も増えてきています。とくにグループウェアでは、通知機能やチャットを活用すると一斉に情報を共有できるため、効率的な連絡が可能です。

どの連絡方法を選択するにせよ新入社員には欠席する場合の連絡方法と連絡先を伝えておく必要があります。また、連絡が遅れたりなかったりした場合の対応も含めて具体的なガイドラインを作成し、新入社員に周知するのも忘れないようにしましょう。

申請タイミング

新入社員研修における欠席申請のタイミングに関しては、事前に「研修開始の◯時間前までに欠席の連絡をする」といったルールを定めておきましょう。研修の進行やほかの参加者への影響を最小限に抑えるためです。

また社外研修や特別なワークショップなど、欠席者の発生によって外部への連絡や特別な対応が発生する場合は、別途ルールを設けるのも選択肢に入れておきます。欠席者が出た結果、日程の振り替えや補足資料の手配などが必要になるかもしれないからです。

このほか、家庭行事などで欠席する日が前々からわかっている場合は、なるべく早い段階で欠席申請をしてもらうようにアナウンスします。事前に欠席がわかっていれば、研修のスケジュール調整や内容の見直しといった対応をスムーズに取れるでしょう。

有給の扱い

新入社員研修の欠席が有給扱いとなるか否かは、企業の有給付与ルールに左右されます。一般的に多くの企業では、新入社員研修の時点では有給が付与されていません。そのため「欠勤扱いで給料は発生しない」とする企業もあれば、「病欠として給料の一部または全部を支給する」といった独自ルールを設けている企業もあります。いずれにせよ、これらのルールは新入社員にとって重要な情報となるため、研修開始前に周知しておくことが大切です。

また欠席した研修の振り替えや補講についても事前にルールを定めておきましょう。ルールが明確になっていれば、新入社員が安心して研修に参加できるだけでなく、企業側も円滑に研修を進められます。

3.新入社員研修を新入社員が休む際のフォロー

新入社員が研修を休んだときは、心身の状況を確認したうえで必要な資料を共有し、補足的な学習の仕組みを提供することが求められます。これらの対応は、新入社員が研修内容をしっかりと理解し、スムーズに業務に移行できるようにするために重要です。研修を休んだ新入社員に必要なフォローについて解説します。

心身の状況確認

新入社員が体調不良を理由に研修を休んだときはまず、状況を詳しく確認しましょう。欠席理由が一時的な体調不良で、回復を待つだけという状況であれば、それほど心配する必要はないかもしれません。しかし慢性的な体調不良や精神的な不安などで深刻な状況が見られたり、その兆候があると思われたりする場合は、産業医やカウンセラーと連携し、専門的な意見を取り入れることが求められます。

新入社員の健康管理は早期復帰を促すとともに、再発防止にも欠かせません。新入社員が体調不良を理由に研修を休む際はまず当人の健康状態を確認し、適切な対応を取りましょう。

資料共有

新入社員が研修を欠席したぶんの後れを取り戻すためには、休んだ日の資料を共有することが重要です。当日使用したスライドや配付した資料、使用した教材などをデジタル化し、新入社員に提供しましょう。デジタル化された資料は、グループウェアやクラウドストレージを通じてかんたんに共有できます。

また、研修に出席したほかの新入社員に資料を共有するよう依頼するのもよい方法です。新入社員同士で情報を共有すると、互いの理解も深まり、研修の効果を高めます。

さらに、資料の共有だけでなく、研修の進行状況や新入社員の理解度を確認するためのツールも活用するとよいでしょう。たとえば「課題やアンケートを用いて新入社員の理解度を確認し、必要に応じて補足説明を行う」といった対応が考えられます。欠席理由が交通機関のマヒであれば、研修の様子をリアルタイムで配信する方法もあります。リアルタイムでの配信が難しい場合は、研修の様子を撮影した動画を後日視聴する形にしてもよいでしょう。

こういった対応により、新入社員が研修を休んだ場合でも、その影響を最小限に抑えられます。

補足的な学習の仕組み

新入社員が研修を欠席する場合に備え、オンデマンドで場所や時間を問わずに学べる仕組みを準備しておくと便利です。このようなニーズにも応えられるサービスとして5,000以上のレッスンを提供するeラーニングの社員研修プラットフォーム「playse.ラーニング」があります。

階層別研修から職種別研修、コンプライアンス研修、ハラスメント研修、情報セキュリティ研修、IPO研修といった教材があり、幅広い目的の研修に活用可能です。研修を実施する際は、カリキュラムの作成が大きな負担になりがちでしょう。しかし「playse.ラーニング」にはカリキュラム策定をサポートする機能もついているため、社員研修の効率化や研修にかかるコストや工数も削減可能です。

さらに、支払いが発生するのは当月の有効アカウント分のみで、無駄な費用はかかりません。研修を実施していないときは、使用しないアカウントをオフにすることでコストを節約できます。

欠席のフォローだけでなく、普段から学びの予習や復習に使えるため、研修の体制を整えたい企業に有用なサービスです。

4.新入社員が新入社員研修を休むときは適切な対応を

新入社員が研修を休む場合は、その理由や背景を理解し、適切な対応を心がけることが大切です。また、欠席の理由にかかわらず、研修の内容を共有するためのフォローは欠かせません。体調不良や家庭の事情などによる欠席は、避けられないことでもあります。

研修の重要性をあらかじめ周知し、欠席を減らすことは大切でしょう。しかし欠席が発生した場合の対応や欠席に関するルールを定めておくことも忘れてはいけません。ルールやフォローの方法を明確にすることで、スムーズな業務遂行につなげられます。万が一、欠席者に深刻な心身の不調が見られる場合は、特別な対応が必要になるのも考慮しておきましょう。

新入社員が研修を休んだ際に研修や人事の担当者が懸念すべき点は、欠席者の学習が後れること。その対策として、補足的な学習の仕組みを整えることは欠かせません。欠席した新入社員へのフォローには、eラーニングプラットフォームの「playse.ラーニング」が役立ちます。研修に関する課題を解決する選択肢として、ぜひご検討ください。

資料請求は「playse.ラーニング」サービス資料・教材一覧ダウンロードから。