新人教育マニュアルの目的とは？作成方法や手順・作成のポイントなど詳しく解説
一般的な業務マニュアルやシステムの操作マニュアルとは異なり、新人教育マニュアルはどのレベルから記載するべきか、どこまでかみ砕いて説明するかが明確ではありません。そのため「いざ作成しようとなるとどこから手をつけていいか」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、新人教育マニュアルの目的、作成方法やポイント、手順についてお伝えします。新人研修の講師やカリキュラム作成の担当者の方はぜひ、参考にしてください。主な項目は次のとおりです。
- 新人教育マニュアルの目的・役割
- 新人教育マニュアル活用のメリット・デメリット
- 新人教育マニュアル含めるべき内容
- 新人教育マニュアル作成の手順
- 新人教育マニュアル作成のポイント
1.新人教育マニュアルの主な役割は効率化と負担軽減
新人教育マニュアルを作成する目的はいくつか考えられます。なかでも大きいのが新人教育の効率化と指導担当者の負担軽減です。新入社員は基本的に毎年入社してくるため、マニュアルに沿って教育を進めていけば、前年までの蓄積を生かした教育が可能になります。
しかし、マニュアルがなければ、毎年ゼロからのスタートとなるため、非効率であるうえ、指導内容の均一化ができず、年によって指導方法にバラつきが出てしまうでしょう。
2.新人教育マニュアル活用のメリット
新人教育マニュアルを作成し、活用によってさまざまなメリットが得られます。そのなかでも大きいのは、次の4点です。それぞれについて詳しく解説します。
- 内容を可視化できるため理解しやすくなる
- 復習できるため業務習得につながりやすい
- 指導内容や質を均一にできる
- 指導者の負担を軽減できる
内容を可視化できるため理解しやすくなる
まず教育内容をテキストや図、画像などで可視化できるため、一瞬で理解できる点が挙げられます。業務内容を指導する際、すべてを口頭だけで正確に伝えるのはかんたんではありません。とくにシステムや設備の操作方法などは、口頭で説明するよりも図や画像を使ったほうが理解も早まります。
仮に操作方法を忘れてしまってもマニュアルを見返せば人に聞くことなく、すぐに思い出せるため、無駄な時間を要しません。
復習できるため業務習得につながりやすい
業務を覚えるには復習が重要です。しかし、新人の場合はマニュアルがないと毎回、間違えた方法で進めてしまう可能性もあります。これではいつまで経っても業務内容を覚えられず、そのほかの業務もできません。
しかし新人教育マニュアルが手元にあればいつでも見直せるうえ、間違えた方法でやってしまう心配もなく、業務習得のスピード向上も期待できます。毎回、指導者に聞き直す必要もなくなるため、部署全体の業務効率向上も可能になるでしょう。
指導内容や質を均一にできる
新人教育マニュアルによって、誰が指導しても一定の質を担保できるようになるのも大きなメリットです。新人教育マニュアルがない場合、指導者のやり方や考え方が優先されるため、指導者の質が低いと受講者の質も低下してしまいます。場合によってはミスが起きても気づかない、トラブルがあっても放置してしまうといったリスクがあるかもしれません。
新人教育マニュアルは、誰が指導しても同じ質を担保できるため、指導者によって受講者の習熟度にバラつきが出ません。その結果、ミスやトラブルの低減が実現し、新入社員のレベル向上が期待できます。
指導者の負担を軽減できる
新人教育マニュアルがあれば、同じことを二度、三度と指導する必要がなくなるため、指導者の負担を大幅に軽減できます。新人教育マニュアルがない場合、指導者はつねにゼロから指導しなくてはなりません。また、受講者が指導内容を間違えたり忘れてしまったりすれば、また新たに指導し直す必要があります。
しかし、新人教育マニュアルがあれば、マニュアルの内容に沿って指導すればよいため、一回目の指導から効率化が可能です。また、受講者が間違えたり忘れたりした際は、新人教育マニュアルを見返すことで解決する可能性が高くなるため、指導者はほかの業務に集中できるようになります。
そうした意味では、マニュアルの作成は、指導者側のメリットはもちろん、受講者側にとってもつねに質の高い指導を受けられるメリットがあるのです。
3.新人教育マニュアル活用のデメリット
新人教育マニュアルには以下のデメリットが考えられます。
- 作成するための時間や手間が必要になる
- 定期的に更新しメンテナンスを行う必要がある
- イレギュラーな業務には対応しにくい
- 解釈に個人差が出る可能性も
作成するための時間や手間が必要になる
新人教育マニュアルの内容が間違っていれば、すべての受講者が間違えて業務を覚えてしまうことになります。作成した新人教育マニュアルは二重・三重のチェックが必要です。作成に多くの時間や手間もかかってしまうのは大きなデメリットになります。
また、新人教育マニュアルは新卒が入社する前、つまり年度末の1〜3月に作成することが多く、とくに中小企業で人手不足の企業では、新人教育マニュアル作成に十分な時間が取れません。人事担当者だけでなく全部署で担当を集め、協力しながら作成しましょう。
定期的に更新しメンテナンスを行う必要がある
新人教育マニュアルだけにかかわらず、マニュアルは一度作成して終わりではありません。たとえば、業務システムやツールはバージョンアップした際、操作方法が大きく変更されるケースも多々あります。新たなシステムや設備を導入すれば業務プロセスも変更になるため、その部分のマニュアルも更新が必要です。
操作方法や業務プロセスが変わったのにマニュアルは古いままでは活用できません。新人教育マニュアルも定期的に見直し、メンテナンスをしなければならないのもデメリットといえます。
イレギュラーな業務には対応しにくい
毎回決まった作業を行うシステムの操作や定番商品の製造といった定型業務は、新人教育マニュアルによって利便性が高まります。これらの業務は変化がほとんどないため、マニュアル化によって効率化が進むからです。
しかし、新製品や新サービスのクレーム対応のようなイレギュラーな業務は、新人教育マニュアルだけでは対応できません。定型業務以外の突発的な対応が求められる業務は、実践のなかで経験を積んで対応策を導き出せるような指導が求められます。
解釈に個人差が出る可能性も
新人教育マニュアルは、基本的に内容を理解している人が作成します。したがって、どれだけわかりやすく作成したつもりでも初めて見る新入社員に対しては伝わらないかもしれません。場合によってはまったく異なる解釈をされてしまうリスクもあるでしょう。
そのような箇所は、テキストにくわえ図や画像を用い、視覚的に理解できるようにするのをオススメします。複数の人に確認してもらい、わかりにくいと感じた部分を修正するのもよいでしょう。
4.新人教育マニュアルに含めるべき内容
新人教育マニュアルは業種や企業によって記載内容は異なります。以下に挙げる4点はどのような業種、企業でも記載すべき基本です。それぞれの内容について詳しく解説します。
- 基本的なビジネスマナー
- 基本理念や社内ルール
- 社内で活用しているツールの利用方法
- 組織内や外部とのネットワーク
基本的なビジネスマナー
新人教育の対象は、数か月前までは学生であることが多いでしょう。就職試験に備えて基本のビジネスマナーは習得している可能性もあります。ただし、あくまでも座学での知識であり、実践の中で得た知識ではありません。そのためビジネスマナーは何も知らないことを前提として記載しておくべきです。具体的には次のような点をおさえておく必要があります。
- 挨拶
- 言葉遣い（社内・取引先別）
- 身だしなみ
- 名刺交換
- 電話対応（取引先・営業電話）
- ビジネス文書
- 来客対応
- 席順（会議室・応接室・会食・タクシー・飛行機など）
- 報告・連絡・相談
- オンラインでのマナー
企業理念や社内ルール
企業理念や社内のルールは全社員が把握しておく必要がある事柄であり、新人についても入社してすぐに教育し、理解してもらわなくてはなりません。とくに社内ルールについては、共通言語やワークフローなど日常業務に欠かせないものも多いため、確実に新人教育マニュアルに記載しましょう。
社内ルールはそのほかにも、福利厚生や評価制度について、服務規程や経費の取り扱いなどがあるため、漏れがないように記載してください。また、企業理念は自社がどのようなビジョンを持っているかを記したものです。全社員が共有して同じゴールを目指すためにも新人教育マニュアルの最初に記載しましょう。
社内で活用しているツールの利用方法
業務のデジタル化が進む昨今、業務で扱うシステムやツールの利用方法がわからなければ業務を始めることさえできません。社内で活用しているシステムやツールの利用方法も必ず新人教育マニュアルに記載しましょう。ただしすべてのシステム・ツールの利用方法を記載しようとすると、それだけで内容が膨大なものになります。
新人教育マニュアルには、パソコンやメーラー、勤怠システムや経費精算システムなど日常的に扱うものだけを記載し、それ以外は部署ごとに実践で習得できるようにしましょう。またクラウドサービスを利用するケースも増えているため、オンラインストレージでのファイル名の付け方や外部からのアクセス方法などもあわせて記載します。
組織内や外部とのネットワーク
「同じ会社であっても部署が異なる」「普段使用するオフィスの階数が違う」などでまったく顔を合わせることがないケースも少なくありません。しかし業務で連携が必要な場合も多く、関連性を知らないと何かあった際、どこへ連絡すべきかもわからないでしょう。そのため部署同士の関連性や対応が必要な時の連絡先、担当者も新人教育マニュアルに記載しておきます。
また社外の取引先やサプライチェーンなど外部ネットワークの情報も同様に重要です。それぞれとやり取りする際の窓口となる担当者も記載しておきましょう。
またBtoCの場合、大口の顧客や長期的な付き合いのある顧客などもわかるようにしておくと連絡があった際にも適切に対応できます。
5.新人教育マニュアル作成の手順
新人教育マニュアルは思いついたままに作成するよりも手順どおりに作成したほうが、スムーズに作成でき、新入社員も理解しやすいです。ここでは、一般的な新人教育マニュアルの作成手順について見ていきましょう。
目標を設定する
新人教育のプログラムが終了した時点で「新入社員にどうなっていて欲しいか」を目標として具体的に設定します。新人教育は研修が終わったら完了ではありません。実践の場に出てからも教育は続くため、半年、一年といった中長期的な計画の中で、設定した目標に近づけていくことが重要です。
目標を設定する際のポイントは3つあります。ひとつは、自社が抱える課題を可視化させ、課題解決のためにどのようなスキルや知識が必要なのかを把握すること。ふたつめは、企業が求める人物像と受講者の現状のギャップを客観的に把握し、足りていない部分を補うために必要な目標の設定です。みっつめは具体的な目標設定。「社会人として一人前になる」といった目標では人により一人前の解釈が異なるため、何を目指すべきかが見えません。数値化できる定量的な目標を設定することで、現実的な新人教育マニュアルの作成が可能になります。
新入社員のスキルを把握する
新人教育マニュアルに掲載する内容は、新入社員のレベルに合わせて過不足のないようにします。新入社員が行う業務を洗い出し、そのうえで現段階での新入社員のスキルを把握しましょう。現状のスキルがわかれば、業務内容により身に付けてもらうべきスキルと掲載すべき内容が見えてきます。
新入社員のスキルは研修時や就職試験の結果、確認テストの実施などから把握するのがよいでしょう。また業務で必要なスキルは、現場の社員に確認するのがオススメです。実際の業務で新入社員に必要なスキルを確認したうえで、新入社員のスキルとのギャップを埋めるためのマニュアルを作成します。
カリキュラムを決める
目標設定やスキル把握を終えたら、次は新人教育カリキュラムの作成です。具体的には次の点に注意しつつ、作成していきます。
- 現場の要望を聞く
- 教える順番を整理する
- スケジュールを意識する
- 受講形式を検討する
現場で必要なスキルや知識を得るためのカリキュラム作成を心がけましょう。また、新入社員に突然現場業務を教えても理解するのは困難です。まずは基本マナーやルールを教え、少しずつ現場業務の指導と順番を整理すると、理解度の向上が期待できます。
- 短期間のスケジュールしか組めない場合は、最低限必要なカリキュラムだけを選択する
- 多少余裕を持ったスケジュールが組めるならプラスアルファのカリキュラムを追加する
このように、スケジュールを意識してカリキュラムを選びましょう。そのほか、カリキュラムを理解するための最適な受講形式の検討も欠かせません。講義やワークショップ、グループワークやeラーニングなど、カリキュラムにより最適な受講形式を検討しましょう。
マニュアルを作成する
カリキュラムが決まったら、カリキュラムの内容に沿ってマニュアルを作成します。マニュアル作成で意識すべきは「わかりやすさ」「伝わりやすさ」「見やすさ」の3点です。新人教育マニュアルは基本、新入社員に向けて作成するため、自社や業務内容をまったく知らない人が読んでも理解できるわかりやすさが必要といえます。専門用語は避け、誰もがわかる言葉で作成してください。
また、たとえわかりやすい内容でも、構成がしっかりしていないと受講者には伝わりません。「見出しを活用する」「時系列や手順どおりに記述する」など、伝わりやすさを意識しましょう。
新人教育マニュアルの内容がテキストだけでは読む人によって解釈が異なる場合もあります。伝わりにくい事柄の説明をする際は、図や画像を活用し、見やすさを意識することが重要です。
実施後のフィードバックを行い改善していく
マニュアル作成後は、上司や関係各所にフィードバックを求め、改善を行います。フィードバックのポイントは次の2点です。
- フィードバックをマニュアルに反映させる
- フィードバックを求める相手を選ぶ
フィードバックを求めて意見をもらっても改善をしなければ意味がありません。フィードバックをもらったらマニュアルに反映し、反映しない場合はその理由を説明するとフィードバックの精度も向上します。昨年の新人教育研修受講者や講師など、直近で新人教育にかかわった人物や新入社員の配属先となる部署の上司など、フィードバックを得るのに適切な人物の選択が重要です。
6.新人教育マニュアル作成のポイント
新人教育マニュアルは新入社員はもちろん、誰が見てもすぐに内容を理解でき、人に聞かなくても実践に移せることが重要です。ここでは、新人教育マニュアルを作成する際に欠かせない10のポイントを解説します。
1.業務全体を把握できるような構成にする
新人教育において、すべての業務を網羅するのは困難です。重要なのは業務全体を俯瞰で把握できるようにすること。業務の詳細ではなく、それぞれの部署の役割や業務の流れなどの概要をつかめるようにします。「自身が担当すべき仕事の意義」「なぜそれをやる必要があるのか」「その仕事をやることでどのような効果が生まれるのか」などを理解してもらえるよう意識して構成することが重要です。
2.難しい専門用語は避ける
新人教育マニュアルは内容を理解している人ではなく、内容を理解していない新人に向けて作成するものです。そのため、何も知らないことを前提としなくてはなりません。当然ながら専門用語や理解している人でなくては理解できない言い回し、略称などは避けましょう。
ただし、システムの操作方法のように言い方を変えるとかえってわかりにくくなる場合もあります。専門用語を使う必要があるときは、用語集を添付するか補足を追記してください。
3.読みやすさを心がける
誰でも知っているような言葉を使って作成するのはもちろん、読みやすさも新人教育マニュアルの作成に欠かせないポイントのひとつ。適宜、大見出しや小見出しを使い何が書かれているかを明示したり、画像やイラストを使って内容が変わることを知らせたりするのもよいでしょう。また「一文を短くする」「改行を多くする」など見やすく理解しやすいよう工夫すると、理解度も向上します。
4.視覚的に理解しやすい方法を活用する
たとえば、自社の組織構造やシステム・ツールの操作方法はテキストだけで伝えても理解しにくい場合があります。そうした際はキャプチャー画像や図表を活用し、視覚的に一目で理解できるようにすることが重要です。
伝えたいことが伝わらず、問い合わせが増えてしまうようでは新人教育マニュアルを作成した意味がありません。読みやすい文書にくわえ、画像や図表を効果的に活用し、一読で伝わるマニュアルを目指しましょう。
5.入社前後の段階に合わせたマニュアルを作成する
新人教育マニュアルは、新人研修でも利用します。研修が終われば新人教育も終わりというわけではありません。新人教育マニュアルは入社前の準備から始まり、研修を経て配属先の決定、配属先での業務習得、業務への課題認識といったそれぞれの段階でも活用できるようにします。
入社前後の段階に合わせた新人教育マニュアルを作成すると体系的な教育が可能です。その結果、成長スピードが早まり、貴重な戦力として活躍できる人材になっていくでしょう。
6.目的や判断基準を盛り込む
新人教育マニュアルでは、システムやツールの操作方法、業務プロセスといった手順を教えることも重要です。しかし手順だけを記載した内容では、習得しても満足感を得られず学習意欲を維持するのが困難になります。学習意欲を維持・向上させるためにも「なぜ操作方法を習得するのか」「業務プロセスを把握するのか」目的や必要性についても記載しましょう。
また、研修や実習の理解度や達成度を判断するためのチェックシートを掲載すると自身がどの段階にいるのかが可視化されるため、学習意欲のさらなる向上も期待できます。
7.マニュアルが正しく理解できるかを確認する
新人教育マニュアルは作成して終わりではありません。必ず正しく理解できるものになっているか、間違いはないかといった確認が必要です。たとえば、システム・ツールの操作方法であれば、実際に操作方法に合わせてシステム・ツールを操作し、間違いなく動くかどうかを確認しましょう。
また、確認時はシステム・ツールを使ったことのない人に依頼します。新入社員と同様のレベルの人が新人教育マニュアルを見て理解できない箇所があれば、そこが改善のポイントです。
8.かんたんに確認できる場所にマニュアルを置く
新人教育マニュアルは研修終了後もいつでもすぐに確認できる場所に置いておくことが重要です。「どこにあるのかがわからない」「確認に手間がかかる場所にある」といった状況ではマニュアルは使われず、周囲の人に聞くようになってしまうでしょう。
オフィスのなかで新人教育マニュアルの置き場所を決め、インデックスをつけてわからない箇所をすぐに見つけられるようにしておくのがオススメです。内容をPDF化し、グループウェアやオンラインストレージ上にアップしておくのもよいでしょう。
9.適宜アップデートする
新人教育マニュアルは適宜見直し、変更箇所は迅速にアップデートしなくてはなりません。「社内ルールが変わる」「取引先が増える」「担当者が代わる」「システム・ツールのバージョンアップで操作方法が変わった」ときは、迅速なアップデートが必要です。
アップデートを怠ると、新人教育マニュアルを見ても課題が解決しない、古い情報をもとに業務を行いミスが増える可能性もあります。変更があったらすぐにアップデートし、つねに最新の状態に保ちましょう。
10.OJTや研修と併用してマニュアルを活用する
新人教育は座学が中心となる研修以外に、実際の業務を通じて指導を行うOJT（On The Job Training）も欠かせません。新人教育マニュアルは、研修だけではなくOJTの場でも併用して活用されることを想定して作成しましょう。
新入社員は中途採用の社員とは異なり、実務の経験がありません。よって座学だけで業務のイメージを把握するのは困難です。そのため、OJTのポイントについてもマニュアルに記載し、実践の場で活用できるようにすると、業務内容の定着率向上が期待できます。
OJTについては「新入社員研修でOJTを実践するには？目的やメリット・成果を高めるポイントなど解説」も参考にしてください。
7.マニュアルとeラーニングを組み合わせて新人教育を効果的に
新人教育マニュアルは「業務マニュアルや操作マニュアルと異なり、内容が多岐にわたる」「新入社員のレベルがわかりにくい」などの理由から、作成はかんたんではありません。ただし、指導内容の可視化による理解の促進や均一化による指導者の質の担保といったメリットも多く、新人教育の効率化や質の向上には欠かせないツールといえるでしょう。
新人教育マニュアルを作成するポイントは「手順を踏んで進める」「基本マナーやルールを記載する」「誰が見てもかんたんに理解できるようにする」の3点です。これらのポイントを押さえると、担当者の負担軽減を実現しつつ、効率的に新人教育を行えるマニュアルとなるでしょう。
また、新人教育をさらに効率化させるためにも、eラーニングとの組み合わせを視野に入れましょう。テキストや画像だけではなく、動画の活用によってさらなる理解が進むため、担当者はより生産性の高い業務に集中できます。そこでオススメなのが約5,000以上のコンテンツを用意し、業種や職種とわず新人教育のサポートを可能にする「playse.ラーニング」。また、教育カリキュラム作成のサポートも実施していますので、新人教育でお悩みの際はぜひ、お気軽にお問合せください。
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