新入社員研修の資料を作る7つの手順と効果的な作成方法を解説
新入社員研修では、扱う内容をテキスト・図でまとめた資料を作成して配布するのが一般的です。資料は、内容の理解を助け、復習・振り返りにも使える重要なツール。しかしどのような資料を作成すれば、新入社員の学びが深まるのでしょう。また質の高い資料を効率的に作成するには、どのような手順を踏めばよいのでしょうか。
当ページでは新入社員研修の資料作成の目的から、効果的な資料の条件や作成手順、そして資料作成の際のポイントまで詳しく解説しています。また資料のほか新入社員研修で活用すると便利なツールも紹介しているので、ぜひご参照ください。
1.新入社員研修の資料を作成する目的
そもそも新入社員研修では、なぜ資料を作成する必要があるのでしょうか。効果的な資料を作成するには、その「目的」を意識することが大切です。ここでは、新入社員研修の資料を作成する目的として、主な3つの点を解説します。
口頭での説明をグラフや図などで視覚的に補足する
新入社員研修の資料を作成する目的のひとつは、口頭で伝えるだけでは理解しにくい内容を視覚的にわかりやすく補足すること。研修のカリキュラムは多岐にわたり、新入社員にとっては未知の領域も多く、口頭での説明だけでは理解しにくい内容もあります。そこで視覚的にわかりやすい資料を作成して、新入社員が研修の内容を効率的に理解できるよう助ける必要があるのです。
資料を通じて数値的なデータや物事の関係性などをグラフや図で示せば、新入社員の理解を補助し、研修の内容をより明確に伝えられます。
新入社員研修の後に復習しやすくする
新入社員研修の資料には復習をしやすくする目的もあります。新入社員は配属後、仕事のなかで迷ったり判断に困ったりする場面がしばしばあるもの。そのようなとき、研修で学んだ内容を再確認できる資料があれば、自己解決しやすくなり、マニュアルやほか社員への依存を減らせます。
また新入社員研修は情報のインプットが多いため、講師の話に意識が集中し、メモを取る余裕がない場合も多いです。メモがなくても見るだけで研修の内容を理解できる資料があれば、あとから見直す際、大いに役立ちます。新入社員が自己学習を進めやすいよう、十分な時間と労力を投じてわかりやすい資料に仕上げましょう。
企画担当者・講師の業務を効率化する
新入社員研修の資料は、企画担当者や講師の業務を効率化する際にも役立ちます。新入社員研修に向けた毎年の準備は、企画担当者にとって大きな負担となる業務。担当講師も、研修に向けて説明の仕方や研修の進め方など決めることが多いです。毎年ゼロから準備していては大変な負担となってしまうでしょう。また研修の内容が資料として残ってなければ、研修の内容についても初めから作成することになります。
しかし研修資料を作成しておけば、翌年以降もテンプレートとして再利用できるのです。研修の内容をゼロから企画する場合とくらべて、企画担当者や講師の負担を軽減できます。
また資料を作成するテンプレートやマニュアルの整備も有効です。たとえば汎用的な研修資料をテンプレートとして作成しておき、必要に応じて微調整して使えば、研修の質を保ちつつ、資料作成の業務を効率化できます。
2.新入社員研修で効果的な資料の条件
どのような資料であれば、新入社員研修のツールとして高い効果を発揮できるのでしょうか。ここでは、効果的な新入社員研修の資料として満たすべき4つの条件・特徴を解説します。
新入社員研修のアジェンダが明記されている
新入社員研修の資料にはアジェンダ・目次の明記が必須です。アジェンダがあれば新入社員は資料の構成や内容を一目で把握でき、必要な情報を素早く見つけられます。アジェンダには各項目のページ番号を明記しましょう。ページ番号があると新入社員は目的の内容を迅速に見つけられるため、資料を参照しやすくなります。
さらにアジェンダの作成によって全体の構成が明確になるのです。それにより、全体像を把握しながら効率よく網羅的な資料を作成できます。アジェンダの明記は、新入社員の理解促進と、資料作成者の作業効率向上の両方に役立つのです。
新入社員研修のワーク内容・解説が盛り込まれている
新入社員研修の資料には、研修の「ワーク内容」とその「解説」が詳細に記載されていなくてはなりません。なぜならこれにより、新入社員は具体的な業務内容や手順を理解しやすくなるからです。「ワーク内容」には、実際の業務に関連した課題やケーススタディなどを含めてもよいでしょう。これらを盛り込むと、新入社員の予習を促せます。
また「解説」部分では、ワークの目的や背景、具体的な手順やポイント、解決策の提案などを詳しく説明しましょう。これにより、新入社員はワークの目的や意義を理解し、具体的な進め方を把握しやすくなります。さらに解決策の提案を含めると、参加者がワークの進め方についてのヒントを得られるので、スムーズに進行しやすくなるでしょう。
要点がまとめられている
新入社員研修の資料を作成する際は「ひとつのスライドにひとつのメッセージ」を意識してまとめましょう。ひとつのスライドに複数の要素を詰め込んでしまうと、要点がわかりにくくなり、新入社員が理解しにくくなってしまいます。
スライドごとに明確なテーマや目的をひとつだけ設定し、それにもとづいて要点を絞り込んでまとめていきましょう。要点をシンプルかつ明快に伝えると、新入社員は混乱せずスライドの意味・目的を理解できるため、情報を効果的に吸収しやすくなります。
参加者が自ら考える工夫が施されている
新入社員研修の資料には、「参加者が自ら考える機会」を提供する演習の要素を盛り込みましょう。単に知識を伝達するだけではなく、参加者が実際に考え、行動できるような研修にすると深い理解や学びが生まれます。
たとえば問題解決の演習やグループディスカッションなど、参加者同士のコミュニケーションや協力を促す要素を資料に組み込みましょう。これらの要素を取り入れると、実際の業務に生かす思考力や、他者の意見を理解し自分の意見を述べる能力が鍛えられます。
さらに参加者同士のコミュニケーションや協力が促進され、新入社員同士の関係構築やチームワークの形成を促進されるのです。
3.新入社員研修の資料を作成する7つの手順
ここまで紹介した新入社員研修の資料の目的と、満たすべき基本条件を踏まえて、具体的な作成手順を見ていきましょう。新入社員研修の資料は以下7つのステップで作成すると、効率よく質の高いものを作成しやすくなります。各ステップについて、見ていきましょう。
- 新入社員研修の目的・コンセプトを明確化する
- 新入社員研修のスケジュール・内容を整理する
- 新入社員研修に沿って資料の大まかな構成を検討する
- レイアウト・デザイン・テンプレートを決める
- 各ページの内容を作り込む
- 見直しとフィードバックを受ける
- 修正して最終仕上げを行う
新入社員研修の目的・コンセプトを明確化する
新入社員研修の資料を作成する際の最初の手順は、その目的とコンセプトを明確にすること。これは、資料作成の方向性を決定する土台となります。目的とコンセプトを決める際は、まず研修期間内に身につけてもらいたい心構え・スキルを特定しましょう。たとえば、下記のようなものです。
・ビジネスマナーとしてのお辞儀
・名刺交換の仕方やメールマナー
・汎用ビジネススキルとしてのマインドセットやロジカルシンキング、コミュニケーションスキル
また、業種や職種に応じたスキルも必要でしょう。これらのスキルを明確にすると「新入社員が研修を通じて何を学び、どのように成長すべきか」というビジョンが明確になります。研修で達成したい目的・ビジョンが明確になると、次のステップである「スケジュール設定」「研修内容の整理」がしやすくなるのです。
新入社員研修のスケジュール・内容を整理する
次に研修のスケジュールと内容を整理しましょう。研修期間と日程を明確に設定し、それにもとづいて研修スケジュール表を作成します。登壇する講師、関係者の予定も確認したうえでスケジュール表の詳細を調整していきましょう。もちろんスケジュールを作成する際は、研修内容も考慮します。
・短時間で扱える内容なのか
・数日にわたって扱うべき内容なのか
によって、スケジュールの組み方が変わるからです。研修期間があらかじめ決まっているなら、限られた期間のなかで扱える内容を厳選しましょう。スケジュールと内容を整理すると、次のステップである「資料の構成」を検討しやすくなります。
新入社員研修に沿って資料の大まかな構成を検討する
次は、ここまで検討してきた新入社員研修の「目的・コンセプト」「スケジュール・内容」を、具体的な資料の構成に落とし込む段階です。研修の流れに沿って「理解しやすい順序」で資料構成を考えていきます。
研修のステップやセクションごとに資料の構成案を作成し、各セクションには明確な見出しやタイトルをつけていきましょう。必要に応じてサブセクションや項目を設けて細かな内容を分類し、整理すると、新入社員がスムーズに学習を進めていけます。
資料の大まかな構成を検討する際、フローチャートやアウトラインを作成すると全体の流れを視覚的にとらえやすくなり、各セクションの関連性や重要性を明確にできます。わかりやすい構成で組み立てれば、新入社員も研修の目的や進行を理解しやすくなり、効果的な学習が期待できるでしょう。
4.レイアウト・デザイン・テンプレートを決める
資料のレイアウトや大まかなデザインを決めていくステップです。まずは、資料全体の大まかなレイアウトのイメージをスケッチしてみましょう。これにより全体のデザインのイメージや配置を確認でき、修正や調整が容易になるのです。
次に、セクション・ページごとのレイアウトを考えます。テキストや画像、グラフなどの要素を適切な位置に配置し、見やすさを重視することが大切です。ページのバランスや統一感を考えながらレイアウトを決めると、資料全体の見栄えがよくなります。ここでも手書きのスケッチを作成すると、具体的なイメージが湧きやすくなるでしょう。
レイアウトを作成する際は「テンプレート」を利用すると効率的です。テンプレートには基本情報や整ったデザインがあらかじめ用意されているため、見やすさや統一感を保つ助けになります。とくに「時間が限られている」「デザインに自信がない」場合は、テンプレートを使って効率的に資料を作成するとよいでしょう。
各ページの内容を作り込む
各ページの内容を詳細に作り込むステップです。まず、各ページに対して明確なテーマや目的を設定しましょう。たとえば、ビジネスマナーやコミュニケーションスキルなど、セクションごとに特定のトピックに焦点を当てて作り込んでいくのです。
次に、ページコンテンツとなるテキストを「簡潔」「明確」に表現します。長文は避け、重要なポイントを明確に伝えるためにも、箇条書きやグラフ、チャートやイラスト、写真などを活用しましょう。また、フォントの選択やサイズの調整、行間や段落の設定など、「読みやすさ」にも配慮します。資料の見た目が整っていると、新入社員が資料の内容に集中しやすくなるからです。
見直しとフィードバックを受ける
見直しとフィードバックも、資料作成の重要なステップです。作成した資料を配属予定の部署の「役職者」に共有し、新入社員に教えてほしい内容が十分に含まれているか、確認してもらいましょう。
昨年度に入社した「若手社員」からもフィードバックを受けると、実践的なカリキュラムに仕上げやすくなります。実際に新入社員研修を受けた記憶が新しい若手社員の意見は、新入社員が直面する可能性のある問題や疑問を予測するのに役立つでしょう。
ほかにも「人事担当者」「現場の社員」など、資料の見直しや修正にあたっては立場の異なる複数人からフィードバックを受けることが大切です。多角的な視点からのフィードバックは、資料の質を高め、新入社員が理解しやすい内容にするための鍵となります。
修正して最終仕上げを行う
最後のステップとして、受け取ったフィードバックをもとに資料の不明瞭な箇所の改善や情報の追加、表現の修正などの最終仕上げを行います。誤字や文法のチェック、内容的なチェックである「プルーフリーディング」も必須です。これにより、資料の信頼性を保つとともに、新入社員がスムーズに情報を吸収できるようにします。
最後に、資料の作成者以外の誰かに最終チェックしてもらうのもオススメです。作成者が見落としている部分を発見でき、より高品質な資料に仕上げられます。
5.新入社員研修の資料を作成する際のポイント
新入社員研修の資料を作成する際は、いくつかのポイントや注意点を意識しておきましょう。わかりやすい資料にするためのデザイン・レイアウトの基本や、最終稿を決定する前にやっておくべきことなどを解説します。
資料の目次をつける
前述のとおり、新入社員研修の資料作成において「目次」の作成は必須でしょう。目次の重要性は、資料の作成においてつねに意識したいポイントです。目次は項目ごとのページ番号を記載し、新入社員が必要な情報を迅速に見つけられるようにします。新入社員研修の内容を整理し、教える順番や優先度を決定したうえで、それが目次に盛り込まれているかチェックしましょう。
また新入社員にとって興味を引くような目次作りも重要です。たとえば、各項目のタイトルを興味を引くような表現にすると、研修に対する意欲を高められます。レイアウト・見やすさも重視して、参照しやすい目次を作成しましょう。
わかりやすいデザインを意識する
新入社員研修の資料作成では「わかりやすいデザイン」を意識しましょう。わかりやすさには「配色」も重要です。多くの色を使いすぎると、重要なポイントがわかりにくくなったり、情報を読み取りにくくなったりしてしまいます。
使う色は、
- 最も多く使用するベース色
- 全体のイメージを決めるメイン色
- 重要なポイントだけに使うアクセント色
の3色程度に抑えましょう。
色の3原則、すなわち「色相」「明度」「彩度」への意識も重要です。
・色相は赤や青などの色味の違い
・明度は色の明るさ
・彩度は鮮やかさ
たとえば特定の色を目立たせたい場合、ほかの部分と反対の色相、つまり「捕色」を使うのが王道です。その際「明度」の差がくっきりするように気を配ると、見やすい配色になっていきます。また色だけでなく、情報の整理方法にも注意しましょう。たとえば、並列する項目を箇条書きにすると、情報を一目で把握できます。さらに、図形やグラフを用いて、複雑な情報を視覚的に理解しやすくするのも大切です。
情報を詰め込みすぎず過不足ない量を意識する
新入社員研修の資料では、情報を詰め込みすぎず、必要最低限の情報に絞るのも重要です。情報が多すぎると読みにくくなり、理解を妨げる可能性があります。その結果、重要なポイントを見落とすことにもなりかねません。資料の情報量は「多すぎず・少なすぎず」を意識しましょう。盛り込むべき重要なポイントが何かをよく検討して、資料には「要点だけ」を記載すると、資料の理解しやすさを保っていけます。
資料に記載する内容を検討する際は、扱いたいテーマや話題ごとの「優先度」を考えておきましょう。優先度の高い項目は情報量を多くして、優先度の低い項目が必要以上に強調されないようにすると、優先度に合致した量になります。
メモ用に余白を確保する
新入社員研修の資料には「メモ用の余白」を確保しておきましょう。メモ用の余白があれば、新入社員が研修中に自身の疑問点や考えを書き残しやすくなります。ノートといった別の場所にメモするよりも研修の内容とメモを結びつけやすく、後で参照する際に便利です。メモを残しやすい資料にすると、新入社員が重要なポイントを振り返ったり、学んだことをまとめたりしやすくなります。
さらに、メモ用の余白を確保すると「資料の見やすさ」にも寄与するのです。余白がない資料は文字や図が密集して見にくく、新入社員が集中力を保つのが難しくなるでしょう。
以上の理由から、新入社員研修の資料では、できるだけメモ用の余白を確保することをオススメします。
アクションしやすい内容を盛り込む
新入社員研修の資料は、能動的な「アクション」につながる工夫をしましょう。たとえば資料に「まとめ欄」や「感想欄」を設けて、新入社員自身の言葉で研修での学びや感想を書き込んでもらいましょう。新入社員が学んだ内容を振り返る機会を提供するだけでなく、自分の考えを簡潔にまとめる練習にもつながるからです。
基礎的なテーマから始めて徐々に応用レベルの「実践的な内容」に進んでいくように構成するのも重要といえます。実践的な内容を組み込むと、受け身ではなく積極的に考えながら研修に参加でき、理論だけでなく実際の業務における応用力を身につけやすくなるからです。新入社員が「書き込む」「自分で考える」などのアクションを起こしながら参加できるような研修資料を作成しましょう。
十分にフィードバックを受ける
資料作成の手順のパートでも紹介したとおり、新入社員研修の資料を作成する際は、ほかの人からフィードバックをもらいましょう。作成した資料をほかの人にチェックしてもらい、フィードバックを受けると、自分では気づかない改善点を見つけられます。「資料の説明が十分であるか」「理解しやすいか」といった観点からのフィードバックも得られるでしょう。
フィードバックを依頼する相手としては、
・人事部門のほかメンバー
・新入社員を直接指導する上司
・先輩社員
など、新入社員の成長を共有する関係者が適しています。
新人研修の内容は会社のビジョンや目標にもとづいたものにしなくてはなりません。そのためには社内のさまざまな人の意見を反映させて「会社全体の目線」で内容を検討していくことが重要です。フィードバックを受けると「研修内容が会社のビジョンや目標に適しているか」「会社として重視したいスキルや知識が適切に網羅されているか」を確認できます。
6.新入社員研修の資料と相乗効果を発揮するツール
新入社員研修の資料は、研修中だけでなく研修終了後の復習にも役立ちます。しかし限られたページ数と期間で必要な知識を網羅するには限界があるでしょう。また、一度の新入社員研修だけで十分な知識やマインドの定着を図るのは難しいという課題もあります。このような課題を解決するために「eラーニング」の活用がオススメです。
eラーニングとは、オンラインで利用できる研修動画などのコンテンツをとおして、自由な時間にいつでも学習できる環境を提供できるツールのこと。活用により、新入社員研修で学んだ知識の定着を促進したり、扱えなかった周辺知識の学習ができたりなどの相乗効果が期待できるのです。
eラーニングプラットフォーム「playse.ラーニング」では、階層別研修やコンプライアンス研修、ハラスメント研修など幅広いジャンルの5,000以上のオンライン動画研修プログラムを提供しています。カリキュラム作成サポート機能もあり、研修資料やカリキュラム策定の負担を軽減するのも可能です。研修資料を作成するだけでなく、このようなツールを並行して導入すると新入社員の学習環境の改善にもつながり、研修の効果を高められます。
7.新入社員研修では効果的な資料の作成で学びの定着を
新入社員研修の資料作成は、新人の学びをサポートするための重要なツールです。効果的な資料は、新入社員が研修内容を視覚的にわかりやすく理解できるよう助け、復習の助けとなります。
資料を作成する際は、
・目次やデザインを工夫する
・情報の過不足について意識する
・十分なフィードバックを受ける
などに気をつけましょう。
新入社員研修の資料と相乗効果を発揮するツールとしてeラーニングの導入もオススメです。豊富なジャンルの研修コンテンツをご利用いただけるeラーニングプラットフォーム「playse.ラーニング」なら「月額1万9,800円～」の低価格でご利用いただけます。
またアカウントの「オン/オフ切り替え機能」によって当月の有効アカウント分だけのお支払いとなるため、無駄な費用が発生しません。詳細は以下のリンクより、無料のダウンロード資料をご確認ください。
資料請求は「playse.ラーニング」サービス資料・教材一覧ダウンロードから。
