導入事例

運営作業時間の大幅削減に成功、コンプライアンス研修と社内ナレッジの一元管理に活用

事業内容:EC・D2Cの総合支援、M&A・成長支援
本社所在地:東京都千代田区有楽町1-13-2-21F

設立:2007年2月14日

従業員数:304名(アルバイト含む)

URL:https://itsumo365.co.jp/

お話をお伺いした方

HRグループ 大町
人事企画グループ  西脇様

経営戦略本部  片山様

上場にあたっての内部統制の強化と教育システムに課題

──playse.ラーニングを導入された背景を教えてください。

背景にあったのは、いつもが上場するにあたって「内部統制を強化しなければいけない」そして「教育システムに課題がある」という点です。

 

playse.ラーニングの導入前から、毎月コンプライアンス研修を実施していました。その際、「研修の実施状況や受講データなどの運用と管理をよりスムーズに進めたい」という希望が挙がっていたのです。

 

導入以前は、Google formなどを利用して研修の実施と受講データの管理を行っていました。しかしGoogle formだけでは「だれが出席したのか」「受講者が研修をしっかり見てくれているのか」が、分からなかったのです。

 

また、コンプライアンス研修は、正社員だけでなく、派遣社員やアルバイトの方にも受講いただくことを想定していました。それにもかかわらず導入以前は、派遣社員やアルバイトの方までを含めたシステムが、社内に存在していない状況でした。

──導入の決め手は何だったのでしょうか?

私たちの選定基準は、「既存の教材を使うのではなく、基本は社内で制作した教材をアップロードできるか」「それをリアルタイム(オンライン)で見させることができるのか」の2つです。

 

これらを踏まえた上で「きちんと研修の出席管理が出来るシステム」を探していました。そのような中でplayse.ラーニングを導入する決め手となったのは、「リアルタイム(オンライン)で実施可能」「研修が終わったあとでも配信から見られる」などの選定基準を満たした上で、出席を一括管理できる部分でした。

受講者へのリマインド作業が簡単に、分離していた研修とテストの一連化も

──playse.ラーニングを導入後、どのように活用されていますか?

主にコンプライアンス研修と社内ナレッジの管理に活用しています。コンプライアンス研修はZoomを用いたオンライン研修で、研修の約半分は社員が講師として講義をし、残りの半分から3~4割は社外の方を講師としてお呼びする形での講義になっています。

 

テーマは「個人情報の取り扱い」「機密保持について」「インサイダー取引」など様々です。

 

社内ナレッジについては、社内で行っている勉強会の内容や、業務のノウハウ動画をplayse.ラーニング上で一元管理するようにしています。

 

これまで社内ナレッジの動画等は、クラウド上に全て格納していました。しかしスタッフから、「アクセスしづらい」「どのようなノウハウ動画が自社にあるのか分からない」「ノウハウ動画をすぐに見たい」などの要望が複数挙がっていたのです。

 

そこで、これまで各部署ごとに行っていた、ナレッジの蓄積と管理を集約し、playse.ラーニングで一元管理して、ナレッジを蓄積させる仕組みを構築しました。

──そうした中で、困難だったことや工夫されたことはありますか?

ナレッジをplayse.ラーニングに一元管理した今、運用フェーズに入ろうとしています。そこでの懸念は、「なかなか受講率が上がらない」点です。

 

それを避けるために、月に1回「playse.ラーニング上にナレッジをアップしてありますのでこちらを見てください」「よい動画は、ぜひ皆さんチーム内で共有していきましょう」といったスタッフへの声がけや働きかけも含めて、運用や仕組み作りを進めています。

──導入後、どのような変化がありましたか?

コースマップ未完了者にリマインドできる機能のおかげで、事務局側の工数を削減できました。基本的に社内で研修を行う場合、受講率を80%か90%ぐらいまで持っていくように運用しています。

 

以前の研修で、受講したかどうかの回答をGoogle Formで行っていた際、受講していない人に対して「受講してもらうように促す」追いかけの作業に多くの工数がかかっていました。

 

たとえば、社員番号が間違って入力されていると収計値にカウントされません。小さいこととはいえ積み重なると、受講完了に持っていくまで事務局による追いかけ作業の工数が増えてしまいます。

 

しかし、playse.ラーニングのリマインド機能によって、事務局による追いかけ作業の工数が大幅に減りました。たとえば「未受講者に対して、一括でメールによって受講を促す」「自部署メンバーの受講率や受講状況を、部署のマネジメントラインに公開してもらい、未受講者の受講を促進してもらう」などです。

──受講者の方からなにか反応はありましたか?

これまで受講者側は「動画を見る」「別のフォームで回答」と2分割されたフローを踏んでいました。しかし、playse.ラーニングなら動画を見た後、一連の流れで、テストを受けたりアンケートに回答出来たりするようになったため「すごくやりやすい」という声が挙がっています。

──コンプライアンス研修を毎月されていますが、毎月の研修実施は難しいと思います。毎月研修を実施していくために意識されたことなどはありましたか?

ひとつは計画を立てることです。期初の段階で「どのような研修がどれくらい必要か」を大まかに決めて、そのスケジュールをもとに、コンプライアンス研修を1年間遂行していく、というように進めていました。

 

そのほか、ISMSや情報セキュリティといった毎年1回必ず行う研修については、同じ内容ではあるものの、リアルタイム(オンライン)などでしっかり新たに受けてもらうようにしています。

 

まったく同じ動画を毎年見てもらう形では、なかなかやる気も出ないのではないかと。そこについては、「社内の人物が講師に立つ」「関係企業の業務委託さんなどに講師をしていただく」などで、気持ちを新たに知識を見直してもらえるよう意識していますね。

 

あといつもは、事業が常に増えていくような環境にあるため、状況に応じた研修の実施も進めています。たとえば薬機法について学ぶ必要が出てきた際は、「薬機法に関する研修を今期は取り入れる」といった形ですね。

自由で活発な教育と社内ナレッジ共有のプラットフォームを構築する

──今後どのようなことに取り組んでいきたいですか?

playse.ラーニングに集約した社内ナレッジを活用・管理していくため、スタッフへの働きかけやナレッジの運用と仕組み作りをさらに進めていきたいです。

 

また、playse.ラーニングの権限を少しずつ各部署に委譲していきたいと思っています。事務局が全社への教育を行っている現状を、今後は「各部署が部内で運用出来る」といったある程度自由な場にしていければと考えているからです。

 

そこには「各部署内での研修で、playse.ラーニング上の動画を応用できるのではないか」「そのあたりを進めていけば、社内共通のプラットフォームとして活用できるのではないか」といった考えがあります。

 

さらに現在、「毎月1回は研修を開く」意識と習慣をスタッフ全員が持っており、スタッフには今後もそれをどんどん進めていってもらえれば、と思っています。

 

加えて、新卒社員や社会人歴が短い中途の社員から「社会人としての一般教養をもっと身に付けたい」という声も挙がっています。そういう方に対して講座を開放して、好きな時に見られるよう、こちらから働きかけたり仕組みを作ったりしていきたいです。

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